Camlog Rechnungen mit ZUGFeRD Informationen
Wie funktioniert ZUGFeRD1 bei Camlog?
Neben der Rechnung in Papierform – beigelegt im Paket – können Sie Ihre Camlog Rechnungen auch digital erhalten. Das in der E-Mail angehängte PDF enthält automatisch die Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format, um eine automatisierte Weiterverarbeitung zu vereinfachen.
In Ihrem Profilbereich im Camlog eShop haben Sie die Möglichkeit unter „Rechnungsformat“ Ihr bevorzugtes Rechnungsformat eigenständig umzustellen.
Gut zu wissen: Digitale Rechnungsformate ermöglichen es, die Rechnung jederzeit und für jede erforderliche Person zugänglich zu machen, ohne aufwendige Archivierung. Darüber hinaus kann mit digitalen Formaten der Papierverbrauch reduziert und gemeinsam einen Beitrag für unsere Umwelt geleistet werden.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland“ und bezeichnet das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen. Das Format entspricht weltweiten Standards und steht seit 2014 allen interessierten Unternehmen kostenlos zur Verfügung (www.zugferd.de).
Was umfasst das ZUGFeRD Konzept?
Elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Informationen werden mit hybriden Daten ausgestellt, übertragen und empfangen. Das Konzept kombiniert eine PDF-Datei als visuelle Darstellung der Rechnung mit einer maschinenlesbaren strukturierten XML-Datei. Die XML-Daten sind dabei an das PDF-Dokument angeheftet.
Mittels des XML-Formats können Daten in Textdateien hierarchisch strukturiert werden. Unabhängig der verwendeten IT-Infrastruktur können so Daten zwischen den einzelnen Parteien ausgetauscht werden.
Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, sind entsprechende Software-Lösungen notwendig, die bei verschiedensten Anbietern verfügbar sind. Eine Liste verschiedener Software-Anbieter finden Sie unter www.ferd-net.de/standards/anbieter/index.html
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der PDF-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger prüft das PDF-Dokument, während das IT-System die eingebetteten XML-Daten aufnimmt und somit die weitere (digitale) Verarbeitung ermöglicht.
Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung muss entscheiden, ob die XML-Daten, das PDF-Dokument oder beide Bestandteile der Rechnung in der Buchhaltung genutzt werden. Die Rechnungsprüfung basiert auf dem von dem Rechnungsempfänger ausgewählten Bestandteil der ZUGFeRD-Rechnung.
Welche Vorteile bringt ZUGFeRD?
PDF-Rechnungen ohne ZUGFeRD-Informationen können nur mittels einer Texterkennungs-Software automatisch in durchsuchbare Dateien umgewandelt werden. Liegt so eine Software nicht vor, müssen alle Rechnungsdaten per Hand in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Erst dann kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden.
Die Verwendung von ZUGFeRD minimiert Kosten hinsichtlich der Rechnungsstellung und ermöglicht es, Prozesse im Rechnungswesen wesentlich effizienter zu gestalten, da die Daten automatisch verarbeitet werden können. Darüber hinaus wird die Fehlerquote gesenkt, die Transparenz verbessert und die Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung werden insgesamt beschleunigt.
Bei Fragen zum Camlog Rechnungsformat steht Ihnen unser Kunden-Service (+49 7044 9445-100) gerne jederzeit zur Verfügung. Ihr/e Steuerberater/in kann Ihnen darüber hinaus zum Thema ZUGFeRD weiterhelfen.
______________________________
[1]